Онлайн-семинар: лучшие сервисы для организации вебинаров

Сравнение офлайн и онлайн конференций

По сути, удаленный формат международных конференций был зарожден на базе Телемостов, которые периодически проводили различные каналы ТВ. Телевизионные версии подобных проектов имеют ряд существенных ограничений:

• выход в определенное время на короткий срок;
• дороговизна;
• обязательное присутствие гостей конференции в городах, где вообще возможно техническое обеспечение для проведения телемостов, прочие трудности.

Онлайн-конференции лишены подобных трудностей, поскольку полностью реализуются с помощью интернет технологий. Поэтому даже при отсутствии доступа к специально оборудованной студии, потенциальные участники могут посетить мероприятие.

Международная пресс-конференция онлайн - это прямой эфир, к которому могут присоединиться все, кто получит доступ от организаторов (или абсолютно все, если проведение подразумевает полную открытость). В последнем случае стоит предвидеть трудности, связанные с масштабностью мероприятия. Что, если эфир окажется настолько популярным, что не сможет принять всех желающих?

Одновременно с этим. Пресс-конференции - это актуальный элемент PR-кампаний. Но по мере того, как бизнес переходит в онлайн, удаленные форматы мероприятий становятся более популярными. Ввиду простоты реализации и сравнительной дешевизны их можно проводить чаще. В некоторых случаях руководители международных компаний отдают предпочтение эффективности онлайн встреч преимуществам офлайн событий. Трудно игнорировать свои плюсы от общения при личных встречах (больше доверия, желание произвести впечатление, возможность сказать что-либо вне прямого эфира).

Алгоритм организации пресс-конференции в онлайн формате?

1. Выбрать событие, которому мероприятие будет посвящено (день рождения компании, необходимость сделать заявление, запуск нового товара или акции).
2. Определить тему. Вместе с этим пригласить СМИ, выбрать или назначить спикеров списки оглашаются заранее.
3. Назначить дату, время, выбрать платформу для проведения.
4. Найти модератора для организации и проведения мероприятия (требования к навыкам специалиста: знание тематики и владение техническим оснащением).
5. Написать сценарий, желательно полностью охватить всю длительность конференции.
6. Отправить прессе и приглашенным лицам пресс-релизы, ключевые вопросы, после подтверждения об участии, предоставить электронный доступ к каналу.

Допустим по результатам онлайн–конференции организаторы получили новости высокой значимости (изобретение, готовность выпустить новый продукт, прочее). Тогда можно задуматься о проведении итогового брифинга в одном из удобных форматов. На таких мероприятиях уже ничего не обсуждают, только кратко сообщают о выводах. Например, план действий компании в связи с полученными результатами: реорганизация отделов, закрытие/открытие филиалов.

Приглашенные журналисты обеспечат массовое распространение нужной информации. Организаторы дополнительно получают новые или укрепляют старые связи со СМИ, что позитивно сказывается на развитии брендов в дальнейшем.

План проведения удаленного мероприятия

Международный формат онлайн конференции может носить условный характер. Участники могут находитсья в одном здании, разных городах или странах. Поскольку нам надо выбрать лучший вариант платформы для проведения мероприятия. Он зависит от таких параметров:

• число участников;
• географическая удаленность;
• уровень конфиденциальности;
• финансовые возможности и прочее.

Выделяются такие виды онлайн пресс-конференций:

• партнеры - клиенты - владельцы бренда
• организация - представители СМИ
• соискатели на рабочие места - работодатели, другие.

Сегодня на российском рынке преобладают такие платформы для реализации онлайн-конференций:

1. TimePad предоставляет обширный набор платных инструментов, предлагает 25 площадок для размещения анонса о мероприятии.
2. Zoom обеспечивает услуги видеотелефонии на бесплатной основе с одновременным подключением до 100 участников, есть платный сервис.
3. Hangouts - это приложение для мгновенного обмена сообщениями, видеоконференций от компании Гугл (бесплатный и удобный сервис)
4. Facebook аналогично сервису от Google предоставляет возможность проведения свободных от платы мероприятий на странице соцсети или в хронике

Но сетевые возможности не ограничены приведенными примерами.

Последовательность действий при заказе международного мероприятия

1. Заказчику необходимо предоставить сценарий мероприятия, передать контакты модератора и спикеров.
2. Наши эксперты свяжутся с указанными лицами за 2-3 дня до проведения мероприятия и предоставят инструкции по использованию платформы.
3. Проводим пробное мероприятие (генеральную репетицию), где происходит тестирование видео, звука, возможность вести переписку и т.д.
4. В день конференции технический эксперт начинает проведение мероприятия с последовательным введением в эфир модератора и спикера.
5. Во время выступления спикера второй эксперт готовит к выходу в эфир каждого следующего спикера.
6. Эфир проходит по утвержденному сценарию. Пассивные участники могут слышать и видеть выступающих, задавать вопросы в заранее установленном формате.
7. Чат модерируется или нет по желанию клиента. В первом случае поступающие вопросы сортируются модератором и передаются спикеру, выводятся на отдельном экране в режиме реального времени.

Подведение итогов

Заказчики мероприятия получают полную отчетность после завершения события по следующим метрикам:

• число участников;
• географический охват;
• демографические признаки;
• среднее время пребывания пользователей с эфиром, прочее.

Стоимость

Цена на проведение международных онлайн-конференций варьируется с учетом таких параметров:

• необходимое качество мероприятия;
• масштабность;
• мультиязычность (иногда требуется приглашение нескольких модераторов);
• численность спикеров и присоединившихся наблюдателей.

Минимальная стоимость услуг от 1000$.

Влияние онлайн-конференций на PR

Мы уже подчеркнули основные выгоды от проведения удаленных мероприятий. Но прежде, чем приступать к плану реализации, стоит проверить показатели рынка:

• провести анализ целевой аудитории;
• оценить расходы/доходы и перспективы получения прибыли от PR-кампании;
• определить целевых пользователей, которых следует приглашать на событие;
• проверить трастовость потенциальных спикеров, прочие подробности.

Журналистов можно приглашать уже сейчас, если у вас есть конкретная тема и точная дата проведения мероприятия.