Сравнение офлайн и онлайн конференций
По сути, удаленный формат международных конференций был зарожден на базе Телемостов, которые периодически проводили различные каналы ТВ. Телевизионные версии подобных проектов имеют ряд существенных ограничений:
- выход в определенное время на короткий срок;
- дороговизна;
- обязательное присутствие гостей конференции в городах, где вообще возможно техническое обеспечение для проведения телемостов, прочие трудности.
Онлайн-конференции лишены подобных трудностей, поскольку полностью реализуются с помощью интернет технологий. Поэтому даже при отсутствии доступа к специально оборудованной студии, потенциальные участники могут посетить мероприятие.
Международная пресс-конференция онлайн - это прямой эфир, к которому могут присоединиться все, кто получит доступ от организаторов (или абсолютно все, если проведение подразумевает полную открытость). В последнем случае стоит предвидеть трудности, связанные с масштабностью мероприятия. Что, если эфир окажется настолько популярным, что не сможет принять всех желающих?
Одновременно с этим. Пресс-конференции - это актуальный элемент PR-кампаний. Но по мере того, как бизнес переходит в онлайн, удаленные форматы мероприятий становятся более популярными. Ввиду простоты реализации и сравнительной дешевизны их можно проводить чаще. В некоторых случаях руководители международных компаний отдают предпочтение эффективности онлайн встреч преимуществам офлайн событий. Трудно игнорировать свои плюсы от общения при личных встречах (больше доверия, желание произвести впечатление, возможность сказать что-либо вне прямого эфира).
Алгоритм организации пресс-конференции в онлайн формате?
- Выбрать событие, которому мероприятие будет посвящено (день рождения компании, необходимость сделать заявление, запуск нового товара или акции).
- Определить тему. Вместе с этим пригласить СМИ, выбрать или назначить спикеров списки оглашаются заранее.
- Назначить дату, время, выбрать платформу для проведения.
- Найти модератора для организации и проведения мероприятия (требования к навыкам специалиста: знание тематики и владение техническим оснащением).
- Написать сценарий, желательно полностью охватить всю длительность конференции.
- Отправить прессе и приглашенным лицам пресс-релизы, ключевые вопросы, после подтверждения об участии, предоставить электронный доступ к каналу.
Допустим по результатам онлайн–конференции организаторы получили новости высокой значимости (изобретение, готовность выпустить новый продукт, прочее). Тогда можно задуматься о проведении итогового брифинга в одном из удобных форматов. На таких мероприятиях уже ничего не обсуждают, только кратко сообщают о выводах. Например, план действий компании в связи с полученными результатами: реорганизация отделов, закрытие/открытие филиалов.
Приглашенные журналисты обеспечат массовое распространение нужной информации. Организаторы дополнительно получают новые или укрепляют старые связи со СМИ, что позитивно сказывается на развитии брендов в дальнейшем.
План проведения удаленного мероприятия
Международный формат онлайн конференции может носить условный характер. Участники могут находитсья в одном здании, разных городах или странах. Поскольку нам надо выбрать лучший вариант платформы для проведения мероприятия. Он зависит от таких параметров:
- число участников;
- географическая удаленность;
- уровень конфиденциальности;
- финансовые возможности и прочее.
Выделяются такие виды онлайн пресс-конференций:
- партнеры - клиенты - владельцы бренда
- организация - представители СМИ
- соискатели на рабочие места - работодатели, другие.
Сегодня на российском рынке преобладают такие платформы для реализации онлайн-конференций:
- TimePad предоставляет обширный набор платных инструментов, предлагает 25 площадок для размещения анонса о мероприятии.
- Zoom обеспечивает услуги видеотелефонии на бесплатной основе с одновременным подключением до 100 участников, есть платный сервис.
- Hangouts - это приложение для мгновенного обмена сообщениями, видеоконференций от компании Гугл (бесплатный и удобный сервис)
- Facebook аналогично сервису от Google предоставляет возможность проведения свободных от платы мероприятий на странице соцсети или в хронике
Но сетевые возможности не ограничены приведенными примерами.
Последовательность действий при заказе международного мероприятия
- Заказчику необходимо предоставить сценарий мероприятия, передать контакты модератора и спикеров.
- Наши эксперты свяжутся с указанными лицами за 2-3 дня до проведения мероприятия и предоставят инструкции по использованию платформы.
- Проводим пробное мероприятие (генеральную репетицию), где происходит тестирование видео, звука, возможность вести переписку и т.д.
- В день конференции технический эксперт начинает проведение мероприятия с последовательным введением в эфир модератора и спикера.
- Во время выступления спикера второй эксперт готовит к выходу в эфир каждого следующего спикера.
- Эфир проходит по утвержденному сценарию. Пассивные участники могут слышать и видеть выступающих, задавать вопросы в заранее установленном формате.
- Чат модерируется или нет по желанию клиента. В первом случае поступающие вопросы сортируются модератором и передаются спикеру, выводятся на отдельном экране в режиме реального времени.
Подведение итогов
Заказчики мероприятия получают полную отчетность после завершения события по следующим метрикам:
- число участников;
- географический охват;
- демографические признаки;
- среднее время пребывания пользователей с эфиром, прочее.
Стоимость
Цена на проведение международных онлайн-конференций варьируется с учетом таких параметров:
- необходимое качество мероприятия;
- масштабность;
- мультиязычность (иногда требуется приглашение нескольких модераторов);
- численность спикеров и присоединившихся наблюдателей.
Минимальная стоимость услуг от 1000$.
Влияние онлайн-конференций на PR
Мы уже подчеркнули основные выгоды от проведения удаленных мероприятий. Но прежде, чем приступать к плану реализации, стоит проверить показатели рынка:
- провести анализ целевой аудитории;
- оценить расходы/доходы и перспективы получения прибыли от PR-кампании;
- определить целевых пользователей, которых следует приглашать на событие;
- проверить трастовость потенциальных спикеров, прочие подробности.
Журналистов можно приглашать уже сейчас, если у вас есть конкретная тема и точная дата проведения мероприятия.
Тут еще никто ничего не писал, стань первым!